1. Menü aufrufen und Übersicht nutzen
Klicke im Menü auf Mitarbeiter und wähle den Bereich Objektleiter aus. Du siehst nun eine Liste mit allen bereits angelegten Personen. Über das Suchfeld kannst du gezielt nach bestimmten Namen suchen.
2. Teams erstellen (Optional)
Wenn du deine Struktur ordnen möchtest, klicke oben auf den Button Teams. Dort kannst du über Neues Team eine neue Gruppe anlegen oder bestehende Gruppen bearbeiten und löschen.
Hinweis: Wenn du Teams nutzt, sieht der jeweilige Mitarbeiter später nur die Inhalte, die zu seinem Team gehören. Das betrifft zum Beispiel Arbeitszeiten und Urlaubsanträge.
3. Neuen Mitarbeiter anlegen oder bearbeiten
- Neu anlegen: Klicke auf den Button + Neu, um ein neues Profil zu erstellen.
- Bearbeiten: Wenn du die Daten einer bestehenden Person ändern möchtest, klicke in der Liste einfach auf das Stift-Symbol in der jeweiligen Zeile.
4. Stammdaten ausfüllen
Im Fenster findest du auf der linken Seite die wichtigsten Felder für die persönlichen Daten:
- Vorname, Nachname und E-Mail: Trage hier die Daten der Person ein.
Hinweis: Diese drei Felder sind Pflichtangaben. Sobald du das Profil speicherst, bekommt der Mitarbeiter eine E-Mail mit einem Einladungslink. Dieser Link ist genau 7 Tage lang gültig.
- Team: Hier kannst du die Person über ein Dropdown-Menü einer Gruppe zuweisen, falls du vorher Teams angelegt hast.
5. Rechte festlegen
Unter dem Feld Rechte bestimmst du, was die Person in der Anwendung tun darf (zum Beispiel, ob sie Reinigungskräfte verwalten darf).
Hinweis: Du kannst der Person hier ganz flexibel Berechtigungen geben oder ihr diese auch wieder entziehen.
6. WhatsApp-Zugriff verknüpfen
Im Feld Verlinkter Mitarbeiter-Zugang kannst du das Profil mit einem bestehenden Zugang verbinden.
Hinweis: Mitarbeiter können auch direkt über WhatsApp auf die ToolBox zugreifen. Damit das klappt, musst du die Person zuerst als Reinigungskraft im System anlegen. Im zweiten Schritt verknüpfst du sie dann an dieser Stelle. Wenn der Mitarbeiter den Zugang das erste Mal öffnet, muss er selbst eine zusätzliche PIN zur Sicherheit festlegen.
7. Objekte zuweisen
Auf der rechten Seite des Fensters regelst du die Zuständigkeiten für die Einsatzorte:
- Verfügbare Objekte: Hier siehst du alle Einsatzorte, die noch frei sind. Nutze die Pfeil-Tasten, um einen Einsatzort nach rechts zu den zugewiesenen Orten zu schieben.
- Zugewiesene Objekte: Hier stehen alle Einsatzorte, für die diese Person aktuell die Verantwortung trägt.
Hinweis: Du kannst in beiden Listen über ein Suchfeld schnell nach dem Namen des Objektes filtern, um nicht lange scrollen zu müssen.
8. Speichern
Wenn du alle Einstellungen vorgenommen hast, klicke ganz unten rechts auf den Button Aktualisieren, um deine Änderungen dauerhaft zu sichern.