Krankheitsbedingte Ausfälle und Vertretungen verwalten

Wenn sich ein Mitarbeiter krankmeldet, kannst Du dies im System unter dem Menüpunkt Ausfall einsehen und bearbeiten.

Schritt 1: Ausfälle filtern

Klicke bei Bedarf auf die Schaltfläche Filter. Hier kannst Du den Status anpassen und festlegen, welche Einträge Dir in der Liste angezeigt werden.

Hinweis: Über den Filter kannst Du Dir bei Bedarf auch bereits gelöste Fälle wieder anzeigen lassen.

Schritt 2: Ausfälle auswählen

In der Übersicht siehst Du alle aktuellen Wochenausfälle mit Details wie Datum, Name, Dienstplan, Grund der Abwesenheit, Objekt und der Uhrzeit. Nutze die Kontrollkästchen ganz links, um einen oder mehrere Ausfälle zu markieren.

Schritt 3: Vertretungs-Option wählen

Sobald Du Ausfälle markiert hast, erscheinen am oberen Bildschirmrand drei Optionen für die Weiterbearbeitung:

1. Ersatz finden: Startet die Suche nach einer Vertretung.
2. Keine Vertretung: Markiert den Ausfall, wenn keine Vertretung für diesen Termin notwendig ist.
3. Vertretung organisiert: Wähle dies, wenn die Vertretung bereits auf anderem Wege geregelt wurde.

Hinweis: Das Lösen oder Markieren von Ausfällen sorgt dafür, dass die Liste der offenen Vertretungen übersichtlich bleibt und Du Dich Stück für Stück durcharbeiten kannst.

Hinweis: Wenn Du nur einen einzelnen Ausfall bearbeiten möchtest, kannst Du die gleichen drei Optionen auch direkt als Symbole am rechten Rand der jeweiligen Tabellenzeile nutzen – zum Beispiel die Lupe für „Ersatz finden“.

Schritt 4: Vertretung zuweisen

Wenn Du auf Ersatz finden (oder das Lupen-Symbol) geklickt hast, öffnet sich ein neues Fenster.

• Objekt auswählen: Zeigt das betroffene Objekt an, für das der Ausfall gemeldet wurde.
• Ersatz-Mitarbeiter auswählen: Wähle hier aus der Liste die Reinigungskraft aus, die die Vertretung übernehmen soll.
• Per WhatsApp-Nachricht informieren: Setze hier optional einen Haken, um die ausgewählte Reinigungskraft direkt per WhatsApp-Push-Nachricht zu benachrichtigen.

Klicke anschließend auf Vorschau erstellen.

Schritt 5: Konflikte prüfen und abschließen

Im vorletzten Schritt zeigt Dir das System eine Kalender- und Stundenübersicht der ausgewählten Reinigungskraft an.

• Gesamt Einträge / Sollzeit: Prüfe die Zusammenfassung der Stunden und Einsätze.

Hinweis: Diese Übersicht dient dazu, vor dem finalen Speichern zu sehen, ob es eventuell zeitliche Konflikte bei der Reinigungskraft gibt oder ob alles in Ordnung ist.

Klicke zum Schluss auf die Schaltfläche Ersatz erstellen, um den Vorgang erfolgreich zu beenden.