⚠️ Wichtig für dich zu wissen: Um die Einrichtung und die technische Logik musst du dir keinen Kopf machen. Der Flow Builder wird aktuell exklusiv durch unser Team für dich bedient. Wenn du einen Prozess automatisieren möchtest, wende dich einfach an deinen bekannten Ansprechpartner oder unser Support-Team. Die Einrichtung ist für dich vollkommen kostenlos!
Für dich ist lediglich wichtig, welche Bausteine uns zur Verfügung stehen und was damit auf Funktionsebene alles möglich ist. Ein Workflow (Ablauf) besteht dabei immer aus drei Schritten: Einem Auslöser, optionalen Bedingungen und den anschließenden Aktionen.
1. Die Auslöser (Wann soll etwas passieren?)
Jeder automatisierte Ablauf benötigt einen Startpunkt. Das System wartet im Hintergrund darauf, dass eines der folgenden Ereignisse eintritt:
- Formular wurde ausgefüllt: Sobald ein Mitarbeiter ein bestimmtes Formular (z. B. einen Arbeitsschein oder eine Qualitätskontrolle) in unserer Anwendung absendet.
- Arbeit beendet: Sobald sich eine Reinigungskraft oder ein gewerblicher Mitarbeiter am Ende des Arbeitstages ausbucht.
- Antrag eingereicht / Bestellung erstellt: Sobald Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Materialbestellungen übermittelt werden.
- Zeitplan: Ein zeitgesteuerter Auslöser. Damit können Abläufe zu festen Uhrzeiten oder in regelmäßigen Intervallen (z. B. jeden Freitag um 16:00 Uhr) vollautomatisch gestartet werden.
2. Die Bedingungen (Wer oder was ist betroffen?)
Wir können Filter einbauen, damit Aktionen nicht immer, sondern nur in ganz bestimmten Fällen ausgeführt werden.
- Beispiel: Eine Benachrichtigung soll nur dann gesendet werden, wenn im Formular das Häkchen bei „Schaden festgestellt“ gesetzt wurde oder wenn es sich um ein ganz bestimmtes Objekt handelt.
3. Die Aktionen (Was soll das System tun?)
Sobald der Auslöser aktiv wird und die Bedingungen erfüllt sind, kann unser System eine oder mehrere der folgenden Aktionen im Hintergrund ausführen:
- Mail senden: Vollautomatische E-Mails an deine Buchhaltung, die Objektleitung oder direkt an deine Kunden senden.
- PDF erzeugen: Die eingegebenen Daten aus der Anwendung sauber in ein ansehnliches PDF-Dokument umwandeln und versenden.
- HTTPS-Request senden: Daten nahtlos an andere Programme oder deine bestehende Branchensoftware übergeben.
- JavaScript: Für ganz spezielle Spezialwünsche können wir individuelle Programmierlogiken einbauen, um nahezu jede Anforderung zu lösen.
💡 Praxisbeispiele: Was ist damit möglich?
Damit du ein Gefühl dafür bekommst, was wir für dich einrichten können, hier drei beliebte Praxisbeispiele aus der Gebäudereinigung:
Beispiel A: Der automatisierte Arbeitsschein
- Auslöser: Dein Mitarbeiter füllt vor Ort den digitalen Arbeitsschein in unserer Anwendung aus und lässt den Kunden auf dem Display unterschreiben.
- Aktion: Unser System generiert Sekunden später ein PDF mit der Unterschrift und schickt dieses per Mail direkt an deine Buchhaltung zur Abrechnung.
Beispiel B: Sofort-Alarm bei Schäden im Objekt
- Auslöser: Eine Reinigungskraft stellt einen Schaden fest, füllt die Schadensmeldung aus und lädt ein Foto hoch.
- Bedingung: Das System prüft, ob die Dringlichkeit auf "Hoch" gesetzt ist.
- Aktion: Die zuständige Objektleitung erhält sofort eine automatisierte E-Mail mit dem Schadensbericht und dem Foto, um direkt reagieren zu können.
Beispiel C: Wöchentlicher Qualitätsbericht
- Auslöser: Der Zeitplan startet jeden Freitag um 15:00 Uhr.
- Aktion: Das System zieht alle Qualitäts-Checkpoints der Woche zusammen, erstellt eine Übersicht und legt diese als Datei auf deinem Server ab, damit du den Bericht am Montag direkt griffbereit hast.
Haben wir dein Interesse geweckt?
Du hast einen Prozess im Kopf, den du gerne automatisieren möchtest? Lass es uns wissen! Beschreibe deinem Ansprechpartner einfach kurz deinen Wunsch („Wenn das passiert, soll bitte folgendes geschehen...“) und wir bauen den passenden Flow kostenfrei für dich auf.