1. Einfaches Ein- und Ausbuchen
Die flexibelste Variante: Deine Mitarbeiter buchen sich in unserer Anwendung einfach ein und aus. Ohne zusätzliche Mechanismen.
2. Zeiterfassung per QR-Code (Objekt- & Datumsbezogen)
Um sicherzustellen, dass die Reinigungskraft tatsächlich vor Ort im Objekt ist, kannst du QR-Codes nutzen. Der Mitarbeiter scannt den Code beim Betreten und Verlassen des Objekts mit dem Smartphone.
- Der Sicherheits-Vorteil: Jeder generierte QR-Code ist objekt- und datumsbezogen. Das bedeutet, dass das aktuelle Datum im Code eincodiert ist.
- Schutz vor Missbrauch (Fotografieren von Codes): Falls du den Verdacht hast, dass ein Mitarbeiter den QR-Code abfotografiert hat, um sich bequem von zu Hause aus einzubuchen, kannst du den Code im Objekt einfach gegen einen neuen austauschen. Versucht der Mitarbeiter nun, den alten (abfotografierten) Code von seinem Handy zu scannen, erkennt das System das veraltete Datum. Du siehst sofort, dass nicht der aktuelle Code im Objekt genutzt wurde - eine gute Grundlage für ein klärendes Mitarbeitergespräch.
3. Zeiterfassung per GPS-Stempel
Alternativ oder ergänzend zum QR-Code kannst du den GPS-Stempel aktivieren. Hierbei wird beim Ein- und Ausbuchen der Standort des Mitarbeiters erfasst.
- Keine permanente Überwachung: Uns ist der Datenschutz wichtig. Das System erfasst die GPS-Koordinaten nur punktuell genau in dem Moment, in dem der Mitarbeiter sich ein- oder ausbucht. Es findet ausdrücklich kein dauerhaftes Tracking oder Bewegungsprofil während der Arbeitszeit statt.
- Technische Voraussetzung: Der Mitarbeiter muss bei der ersten Nutzung die Standortfreigabe für WhatsApp auf seinem Smartphone erlauben.
4. Wichtiger rechtlicher Hinweis zur GPS-Zeiterfassung
Eine zusätzliche schriftliche Vereinbarung (bzw. eine ausdrückliche, dokumentierte Einwilligung) ist bei der Nutzung von GPS-Daten absolut notwendig. Da die Ortung personenbezogene Daten verarbeitet, greift hier die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Folgende Punkte müssen für einen rechtssicheren Einsatz erfüllt sein:
- Freiwilligkeit & Schriftform: Die Einwilligung des Mitarbeiters muss schriftlich erfolgen und absolut freiwillig sein. Der Mitarbeiter muss genau wissen, welche Daten wann erhoben werden.
- Verbot von Dauerüberwachung: Eine permanente Überwachung von Mitarbeitern ist in Deutschland illegal. Da unser System die Daten nur punktuell beim Start und Ende der Arbeitszeit erfasst (um den Arbeitsort zu verifizieren), ist der Eingriff in die Privatsphäre verhältnismäßig und rechtlich gut begründbar.
- Betriebsrat (falls vorhanden): Gibt es in deinem Unternehmen einen Betriebsrat, hat dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein zwingendes Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von technischen Systemen zur Verhaltens- und Leistungsüberwachung. Hier muss vorab eine Betriebsvereinbarung geschlossen werden.